-
Uvod
Oriflame je odgovoran za prikupljanje izvještaja o ozbiljnim neželjenim učincima kozmetičkih proizvoda i za komunikaciju tih informacija relevantnim zainteresiranim stranama. Prijavljivanje ozbiljnih neželjenih učinaka i dijeljenje tih informacija doprinosi većoj sigurnosti kozmetičkih proizvoda i predstavlja važni aspekt zaštite javnog zdravlja.
Ova Obavijest o zaštiti osobnih podataka opisuje kako prikupljamo i koristimo vaše osobne podatke kada podnesete Prijavu neželjene reakcije. Posvećeni smo zaštiti vaših osobnih podataka i njenom usklađivanju s važećim zakonima o zaštiti podataka.
Ova Obavijest o zaštiti osobnih podataka odnosi se na:
-
Pojedince koji prijavljuju neželjene reakcije, daju informacije o sigurnosti naših proizvoda, traže medicinske informacije ili podnose pritužbe na kvalitetu proizvoda;
-
Pojedince koji su predmet prijavljenih neželjenih reakcija, medicinskih upita i pritužbi na kvalitetu proizvoda.
Reference u ovoj obavijesti na "vi" i "vaše" odnose se na korisnike Oriflame proizvoda kada je podnesena Prijava neželjene reakcije u vezi s reakcijom koju su doživjeli.
Osobni podaci:
Podrazumijevaju sve informacije koje se odnose na identificiranu osobu ili osobu koja se može izravno ili neizravno identificirati na temelju tih podataka.
-
Tko smo mi?
Mi smo Oriflame Research and Development Limited (Oriflame, mi, nas, naše) i ujedno „voditelji obrade podataka“, što znači da smo odgovorni za odlučivanje o tome kako i zašto se vaši osobni podaci obrađuju u svrhe opisane u ovoj Obavijesti o zaštiti osobnih podataka.
Naša registrirana adresa je: 1 Stokes Place, St. Stephen's Green, Dublin 2, D02 DE03.
-
Prikupljanje podataka
Osobne podatke prikupljamo izravno od vas kada podnesete Prijavu neželjene reakcije ili od druge osobe (na primjer, Brend partnera koji vam je preporučio Oriflame proizvod), ako oni podnesu prijavu u vaše ime. Vrste podataka koje prikupljamo uključuju:
-
Kontakt podatke: Adresa, e-mail adresa i broj telefona
-
Identifikacijski podaci: Ime, godina rođenja, spol i tip kože
-
Osjetljivi podaci: Podaci o zdravlju, uključujući detalje o neželjenim reakcijama, tretmanima, posjetama liječniku/bolnici, medicinskim dijagnozama i kontakt podatke zdravstvenih ustanova.
-
Svrha obrade osobnih podataka
Vaše osobne podatke obrađujemo u sljedeće svrhe:
-
Praćenje sigurnosti naših proizvoda, što uključuje otkrivanje, procjenu, praćenje i sprječavanje neželjenih reakcija, kao i izvještavanje nadležnih o istima.
-
Odgovaranje na pritužbe o kvaliteti proizvoda, kao što su nedostaci u kvaliteti, učinkovitosti, stabilnosti, pouzdanosti, sigurnosti, performansama ili načinu uporabe; Odgovaranje na druga pitanja ili zahtjeve te unaprjeđivanje naših proizvoda i usluga; Usklađivanje s našim politikama i lokalnim, nacionalnim i međunarodnim regulatornim zahtjevima
-
Komunikacija s vama o vašoj Prijavi neželjene reakcije.
-
Provođenje revizija i obrana u pravnim sporovima.
Vaše osobne podatke koristit ćemo isključivo u svrhe za koje su prvobitno prikupljeni, osim ako postoji opravdana potreba za njihovom uporabu u drugu svrhu koja je kompatibilna s prvobitnom. Ako je potrebno koristiti vaše podatke u nespojivu svrhu, obavijest ćemo vas i objasniti pravni osnovu koja nam to omogućuje.
-
Pravna osnova za obradu osobnih podataka
Vaše osobne podatke obrađujemo na temelju sljedećih pravnih osnova:
-
Usklađenost sa zakonskom obvezom: Kako bismo ispunili obveze izvještavanja prema Europskoj uredbi o kozmetičkim proizvodima br. 1223/2009 ili drugim zakonskim regulativama.
-
Javni interes: Zaštita javnog zdravlja istraživanjem i prijavljivanjem neželjenih reakcija.
-
Vaša privola: Kada ste nam dali suglasnost za korištenje vaših osobnih podataka.
-
Zaštita vitalnih interesa: Kada je potrebno zaštititi vaše ili tuđe vitalne interese.
-
Koje su vaše obveze?
Važno je da osobni podaci koje imamo o vama budu točni i ažurirani. Molimo vas da nas obavijestite ako dođe do promjene vaših osobnih podataka. Imajte na umu da, ako ne osigurate određene podatke kada se to od vas zatraži, nećemo moći obraditi vašu Prijavu neželjene reakcije.
-
S kim dijelimo vaše osobne podatke?
U skladu s našim zakonskim obvezama, moramo dijeliti informacije o vašoj Prijavi neželjene reakcije (uključujući godinu rođenja, spol, državu prebivališta i medicinske podatke) s nadležnim regulatornim tijelima kako bismo ispunili naše obveze iz člana 23 Uredbe (EZ) br. 1223/2009 o kozmetičkim proizvodima.
Vaše osobne podatke možemo podijeliti s bilo kojim članom grupe Oriflame Cosmetics kao i s drugim tvrtkama koje povremeno postanu dio naše grupe, u mjeri u kojoj je to potrebno za internu administraciju Prijava neželjenih reakcija i u svrhe izvještavanja.
Vaše osobne podatke možemo podijeliti i s Oriflame tvrtkom koja vam je prodala proizvod koji je (potencijalno) izazvao neželjenu reakciju, ako je to neophodno za rješavanje bilo kakvih pravnih zahtjeva povezanih s tom prodajom.
Također, vaše osobne podatke možemo dijeliti s trećim stranama, uključujući vanjske pružatelje usluga (i njihove ovlaštene agente):
(a) koji trebaju informacije o vašoj Prijavi neželjene reakcije;
(b) kada to zakon zahtijeva;
(c) kada je to potrebno za upravljanje našim odnosom s vama; ili
(d) kada za to imamo drugi legitimni interes.
Od trećih strana zahtijevamo poštivanje sigurnosti vaših osobnih podataka i postupanje u skladu sa zakonom.
Također, vaše osobne podatke možemo dijeliti s trećim stranama iz regulatornih i pravnih razloga (uključujući izvještavanje o neželjenim reakcijama, kako je gore navedeno). Na primjer, možemo podijeliti vaše podatke s medicinskim stručnjakom da bismo procijenili naše nalaze. Vaše osobne podatke možemo dijeliti i u slučaju da naše poslovanje ili većina njegovih sredstava budu preuzeti od treće strane.
-
Hoćemo li vaše osobne podatke prenositi prenositi izvan Europske unije?
Možda ćemo morati prenijeti vaše osobne podatke u zemlje koje nemaju zakone o zaštiti podataka na istoj razini kao Europski gospodarski prostor. Na primjer, vaše osobne podatke možemo prenijeti u Indiju, gdje se nalaze naše IT usluge podrške, kao i našem timu Službe za korisnike u vašoj zemlji prebivališta, koji će vas kontaktirati u vezi vaše Prijave neželjene reakcije.
Osiguravamo da svi takvi prijenosi budu zakoniti i podržani snažnim ugovornim obvezama odobrenima od strane nadležnih regulatornih tijela, da bi vaši osobni podaci uvijek bili zaštićeni. Ako želite dodatne informacije o mjerama zaštite koje su na snazi, obratite se našoj Službi za zaštitu podataka na privacy@oriflame.com.
-
Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?
Vaše osobne podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za ispunjenje svrhe zbog koje smo ih prikupili, uključujući ispunjenje zakonskih, računovodstvenih ili izvještajnih obveza. Obično čuvamo podatke o neželjenim reakcijama 10 godina od datuma kada je posljednja serija kozmetičkog proizvoda, na koji se odnosi Prijava neželjene reakcije, stavljena na tržište. No, možemo ih čuvati i dulje ako su predmet pravnog zahtjeva, i u tom slučaju ih čuvamo dok se taj zahtjev i svi povezani zahtjevi ne riješe. U najvećoj mogućoj mjeri, takvi podaci se pseudonimiziraju ili anonimiziraju.
Prilikom određivanja odgovarajućeg razdoblja čuvanja osobnih podataka, uzimamo u obzir količinu, prirodu i osjetljivost osobnih podataka, potencijalni rizik od neovlaštene uporabe ili otkrivanja, svrhe obrade podataka i mogućnost postizanja tih svrha drugim sredstvima, kao i primjenjive zakonske zahtjeve.
-
Koja su vaša prava u svezi sa zaštitom osobnih podataka?
Prema zakonu imate pravo na:
-
Pristup vašim osobnim podacima – Sve zahtjeve za pristup podacima potrebno je podnijeti u pisanoj formi. Nećemo naplatiti naknadu za pristup vašim podacima, osim ako je zahtjev očigledno neutemeljen ili pretjeran. Možemo zatražiti dodatne informacije da bismo potvrdili vaš identitet.
-
Ispravak vaših osobnih podataka – Možete zatražiti ispravak netočnih ili nepotpunih podataka.
-
Brisanje vaših osobnih podataka – Možete zatražiti brisanje ili uklanjanje vaših podataka.
-
Prigovor na obradu vaših podataka – Možete uložiti prigovor na način na koji obrađujemo vaše podatke.
-
Ograničenje obrade vaših podataka – Možete zatražiti privremenu obustavu obrade vaših podataka, na primjer dok se ne utvrdi njihova točnost.
-
Prenosivost podataka – Možete tražiti da vam dostavimo vaše podatke u strukturiranom, uobičajeno korištenom i strojno čitljivom formatu ili da ih prenesemo drugoj strani.
-
Povlačenje privole – Ako ste nam dali pristanak za korištenje vaših podataka, možete ga povući u bilo kojem trenutku.
-
Podnošenje pritužbe – Ako imate primjedbe na način na koji obrađujemo vaše podatke, možete nam se obratiti putem privacy@oriflame.com. ili podnijeti pritužbu irskom Povjereniku za zaštitu osobnih podataka putem ovog obrasca https://forms.dataprotection.ie/contact, pismeno na adresu Office of the Data Protection Commissioner, 21 Fitzwilliam Square South Dublin 2, D02 RD28, Ireland ili telefonski na +353 (01) 765 01 00 ili +353 1800 437 737.
Ako želite iskoristiti bilo koje od ovih prava, kontaktirajte nas koristeći podatke iz odjeljka 13 ove obavijesti.
-
Sigurnost podataka
Vaše osobne podatke tretiramo povjerljivo i poduzimamo sve razumne mjere kako bismo ih zaštitili od neovlaštenog pristupa, izmjena, otkrivanja ili uništenja.
-
Promjene ove obavijesti o zaštiti podataka
Ova obavijest o zaštiti podataka može biti ažurirana, a o svim važnim promjenama bit ćete obaviješteni.
-
Kontakt
Ako imate bilo kakvih pitanja u svezi s ovom obavijesti ili načinom na koji postupamo s vašim osobnim podacima, obratite se našem Službeniku za zaštitu osobnih podataka na privacy@oriflame.com.